TA-system – funktioner

Vilka funktioner bör förekomma i ett TA-system? Svaret är att det beror på vad din rörelse kräver. Olika verksamheter har olika dagliga procedurer och det är betydelsefullt att reflektera över vilka delar som måste förbättras. Men det finns självklart vissa grundfunktioner som de allra flesta TA-system erbjuder. De två definitivt främsta är självfallet att hantera transporter och beställa transporter. Utifrån dessa grundfunktioner är det sedan möjligt att välja till ännu fler lämpliga funktioner för verksamheten.

Men det primära med ett TA-system är ändå att boka transporter. Rent praktiskt går det till på så sätt att man matar in det kundnummer för aktuell transportör för att åstadkomma en bokning. Systemet förmedlar i sin tur till transportörerna vem som står bakom bokningen. Gränssnittet i systemet är vanligtvis oerhört okomplicerat, och det är också genomförbart att boka in fler än en transportör.

TA-systemet hjälper användaren att hålla koll på exempelvis vissa vikter på ett visst kollislag. Skulle oriktig information fyllas i så assisterar systemet att omarbeta så man håller sig inom tillåtna gränser. Faktum är att den här funktionen är ett mycket kraftfullt skäl för att köpa ett TA-system till sin verksamhet.

Utan ett TA-system så kan det bevisligen bli fel på grund av mänskliga faktorer. Transportörer kräver nämligen ibland straffavgifter. Felbokningar kan med andra ord bli dyra, vilket på sikt kan skada en verksamhets ekonomi rejält. Inte nog så brukar transportörer kräva ekonomiskt tillägg för till exempel telefonbokning alternativt övrigt manuell bokning.

I ett TA-system finns det potential att åstadkomma dina transportbokningar smidigare till skillnad från vanliga bokningsportaler. Till exempel kan man använda sig av vissa mallar, adressböcker och en rad övriga funktioner. Det innebär självfallet att stora mängder manuellt arbete elimineras. De mer avancerade systemen möjliggör även hantering av olika behörigheter. I ett större företag kanske alla inte ges samma behörighet att genomföra vissa åtgärder.

TA-systemet ser därutöver till att samtliga dokument som hanteras är i korrekt standard samt i ett format som godkänns av transportörer. Det kan exempelvis handla om adressetiketter och fraktsedlar. Det man måste beakta är att vissa system debiterar extra för att skriva ut dokumenten mer än en gång.

Att följa upp dina transportflöden med hjälp av TA-systemet är en lätt sak tack vare all lagrad upplysning som systemet hanterar. Bland annat finns det möjlighet att bläddra i historik ifall det skulle uppstå oklarheter kring vad som blivit skickat för olika transporter. Håll koll på när och var din transport levereras. TA-systemet visar jämt den senaste statusen i systemet. Transportören har nämligen möjlighet att hålla systemet uppdaterat om sändningen.

Med lätthet kan den tillgängliga informationen även sammaställas till behjälplig statistik för verksamheten. Det är verkligen ett perfekt sätt för att förfina arbetet med transporter och självfallet också ett utmärkt sätt för att spara pengar. Fullkomlig koll och översyn med andra ord.

Notiser om transporter kan ställas in så de sänds genom antingen e-post alternativt sms. Att tillämpa dessa typer av aviseringar är ett utmärkt sätt att meddela en mottagare av en sändning. Det brukar vara genomförbart att flexibelt utarbeta sina aviseringar.

Välj rätt TA-system

Det är ett rejält steg för sin rörelse att välja TA-system. Det krävs mycket funderingar kring företagets behov och därpå välja rätt system. Givetvis finns det ett stort antal faktorer att fundera på inför valet av TA-system.

Det är inte bara de tekniska funktionerna som bör vara avgörande när ett TA-system ska inhandlas. Vem vill äga ett system som oavbrutet krånglar? På samma vis som man vill att motorn i bilen ska vara tillförlitlig och bidra till otaliga felfria mil, vill man också att sitt TA-system ska vara tillförlitligt. Det är ju extremt angeläget att systemet hela tiden är tillgängligt och att det inte alltid drabbas av driftfel. Ifall systemet är ur funktion fungerar ju inte det väsentliga, d.v.s. att beställa transporter.

Det kan bli mycket kostsamt och arbetsamt om verksamhetens transporter blir stående. Det påverkar nämligen i många led. Den som vill vara ordentligt säker på att få ett stabilt och säkert TA-system bör välja ett av de etablerade systemen. Det är en trygghet i sig eftersom de är bra utarbetade och har förmodligen gått igenom omfattande uppdateringar medan systemet funnits på marknaden.

Det som är helt avgörande, eller i alla fall ett mycket rekommenderat råd, är att välja ett TA-system med så hög ”upptid” som möjligt. Trots att det tycks vara omöjligt med en upptid på 100 % så bör man sträva efter att komma så tätt som möjligt. Den procentuella siffran beskriver i vilken mån TA-systemets servrar är verksamma. Att tänka på upptiden är extra angeläget om organisationen är stor och TA-systemet används av flera olika administratörer.

Tänk på att ta fram en beräkning för framtiden innan du väljer TA-system. Volymerna inom verksamheten kan ju mycket väl komma att förändras i framtiden och det tvingas naturligtvis även TA-systemet vara beredd på. Följaktligen måste företaget kalkylera med vilka behov som tvingas mötas i nuläget, men även i framtiden.

För att ta fram en lämplig behovsanalys måste somliga fundamentala frågor redas ut och analyseras över tid. Hur många transporter kommer registreras? Hur många användare ska vara anslutna till systemet? Ännu fler relevanta frågor är om de vanligaste transportörerna är anslutna till systemet och ifall det är möjligt att addera transportörer som inte redan finns i systemet.

Den som ändå är osäker i sin uppskattning gör rätt i att välja ett grundpaket. Det är betydelsefullt att det är ett paket som enkelt samt smidigt kan uppgraderas. Det är nämligen både tidsödande och en onödig metod att byta ut TA-system helt och hållet.

Men den som sannerligen vet vad verksamheten kräver av ett TA-system, och önskar mer invecklad funktionalitet, ges självklart opportunitet att uträtta mer än enbart abonnera transporter. Det bästa är att ringa och samtala med leverantörer samt granska vilka möjligheter som finns. Det kan till exempel handla om olika prisfunktioner, övriga aviseringsmöjligheter och integrationer till e-handelssystem alternativt affärssystem och mycket mer.

I övrigt är det oerhört positivt ifall det ingår support för TA-systemet. En god support måste vara snabb och pålitlig och ingå i den totala kostnaden för TA-systemet.

Nytt system gör att företag kan få upp till 2/3 billigare frakter på 2 minuter

Nästa gång Du skall forsla något, gärna långt samt till utlandet så prova:

Fraktauktioner.

Du lägger ut Din transport på 2 minuter och sedan fajtas ett stort antal transportörer igenom att erbjuda så lågt pris samt så bra villkor som möjligt. marknadsforing.com

Jag inhandlar stora mängder frakt & denna sajten har fått ner mina fraktkostnader rejält.

Jag bjuder här på lite erfarenheter från 40 års inköp av frakter:

Det finns inga bra fraktare (förutom budfrakt hämta lämna typ, ibland har dessa dessutom slingor typ daglig busstur med billig frakt), det är på sin höjd mediokert.
Är Du inte medveten om att Internethandeln samt utländska förare pressat ner frakterna betalar Du överpriser.
Är Du ny samt blåögd och anlitar Posten till postorder – Du blir troligen utnyttjad. Troligen får Du halva priset hos DHL, Privpack alternativt Bring.
Anlitar Du Posten samt de volymtaxerar Dina postorder paket kan de öka priset 3 gånger.
Speditörer är ännu värre, har Du inte offert så kidnappar de Ditt importgods och skickar en fabricerad jätteräkning, betala eller så behåller dom Ditt gods.
Speditörer tar betalat för påhittade kostnader, t.ex. momsutläggsersättning. Men Du får först betala in momsen i förskott…
Importerar Du från utanför EU så anskaffa tullkredit, sparar tid och pengar.
Anlita aldrig DSV (besk personlig erfarenhet, hela kedjan från försäljare opp till topp före jag gav opp efter 30 år som lojal kund).
Importerar Du utanför EU så köp FOB (Fritt Ombord ungefär) och få ett pris inberäknat tulldeklaration/papperhantering – ta in 3-5 offerter samt välj den bästa.
Eljest hamnar Ditt gods i hamnen, säljs till högstbjudande speditör som skickar Dej en jätteräkning (speceriräkning) – betala eller vi behåller Dina varor…
Försäkra frakter – existerande ersättning ersätter en struntsumma per kilo.

Tjäna pengar på frakterna:

Pruta, pruta, pruta på frakter. Ta in offerter från 3-5 fraktare och använd Denna Sajten.
Ta betalt för frakter av Dina kunder – påföra ett lågt pris, pruta till ett kap pris – behåll mellanskillnaden. Alla tjänar.
Få ned alla pappershanteringspriser samt frakter igenom att få offerter – behåll förtjänsten.
Har Du 5 importer per vecka – ta över hela pappershanteringen själv, gör elektronisk tulldeklaration.
Vid 5 importer per vecka kan en 1/2-tids personal vara billigare än att anlita speditör!
Vid 1 import vecka samt många utgående debiterade frakter till kunder kan en 1/2-tidsanställd tjäna in sin egen lön + lika mycket till + göra annat angeläget.